آماده سازی کاربرگ ها برای چاپ
قبل از چاپ باید تنظیماتی بر روی فایل مثلاً سایز کاغذ ، حاشیه ها ، سر صفحه و پا صفحه ، طریقه چاپ و ... را تعیین کنیم. برای انجام این تغییرات از Page Setup استفاده میکنیم. برای فعال کردن Page Setup کافی است از منوی فایل ، Page setup را انتخاب کنیم. با انتخاب این گزینه پنجره ای باز میشود که شامل Tab های زیر است :
• Tab Page :
این Tab شامل قسمتهای زیر است :
1- Orientation : در این قسمت جهت قرار گرفتن متن در کاغذ را تعیین میکنیم. Portrait برای چاپ عمودی یا Landscape برای چاپ افقی است.
2- Scaling : توسط این قسمت میتوانیم اندازه کاربرگ خروجی را بدون هر گونه تغییر بر روی نمایشگر بزرگ یا کوچک کنیم. این قسمت شامل گزینه های زیر است :
الف- Adjust to : میتوانیم میزان بزرگی را بر اساس درصدی از بزرگی تعیین کنیم. حداقل این میزان 10 و حداکثر ان 400 میباشد.
ب- Fit to : در این قسمت میتوانیم تعیین کنیم که اطلاعات ما در چند صفحه گنجانده شود.
3- Paper Size : اندازه کاغذ را میتوان تعیین کرد.
4- Print Quality : قدرت تفکیک پذیری یا کیفیت چاپ را تعیین میکنیم که واحد آن DPI(Dot Per Inch) است.
5- First Page Number : شماره گذاری را از صفحه مشخص شده شروع میکند.
• Tab Margins :
توسط اینTab میتوان حاشیه های صفحه ، سر صفحه و پا صفحه را تعیین کرد. این Tab شامل قسمتهای زیر است :
1- Tab , Bottom , Left, Right : فاصله حاشیه های راست , چپ , پایین و بالا را تعیین میکند.
2- From Edge : محل سر صفحه یا پاصفحه را تعیین میکند ( باید کمتر از حاشیه های بالا یا پایین باشد)
3- Center On Page : مرکز فعلی را به را به طور افقی یا عمودی نسبت به حاشیه ها تعیین میکند.
4- Preview : پیش نمایش تنظیمات در این محدوده نمایش داده میشود.
• Tab Header/ Footer:
توسط این Tab میتوانیم سر صفحه و پا صفحه ها را وارد کنیم.
یک سر صفحه در بالای صفحه و یک پاصفحه در پایین هر صفحه چاپ خواهد شد. عموماً نام شرکتها و عنوان گزارشها به عنوان سر صفحه مورد استفاده قرار میگیرند. شماره صفحات و ساعت و تاریخ خروجیهایی هستند که عموماً به عنوان پاصفحه مورد استفاده قرار میگیرند.
این Tab شامل قسمتهای زیر است :
1- کادرهای Header , Footer :
در این کادر یک سری Header ها و Footer های آماده و متداول مثل شماره صفحه , نام کاربرگ، نام کاربر، تاریخ و ترکیب این موارد وجود دارد که میتوانیم با توجه به نیاز یکی از آنها را انتخاب کنیم.
2- دکمه های Custom Header , Custom Footer :
توسط این دکمه ها میتواتنیم Header ها و Footer های شخصی ایجاد کنیم. با کلیک بر روی این دکمه ها پنجره ای باز میشود که باید محل استقرار پاصفحه یا سر صفحه را بوسیله ماوس انتخاب کرده ( یکی از سه قسمت Left, Center, Right). قسمت سمت چپ، چپ چین خواهد شد، محتوای قسمت میانی نسبت به میانه قسمت تنظیم خواهد شد. و قسمت راست، راست چین خواهد شد. متن مورد نظر را در یکی از این سه قسمت تایپ میکنیم ( برای رفتن به خط جدید کلید Enter را باید فشار داد).
دکمه هایی که در میانه صفحه برای قالب بندی صفحه قرار داده شده اند عبارتند از :
Format Font : با فشردن این دکمه پنجره Font باز شده و میتوان فرمت نوشته ها را تغییر داد.
Insert Page Number : برای درج شماره صفحه
Insert Number Of Pages : برای درج تعداد صفحات
Insert Date : برای درج تاریخ جاری
Insert Time : برای درج زمان جاری
Insert Book Name :برای درج نام Book
Insert Sheet Name : برای درج نام کاربرگ
• Tab Sheet :
این Tab شامل قسمتهای زیر است :
1- Print Area : میتوانیم ناحیه ای از کاربرگ را برای چاپ انتخاب کنیم یا آدرس آن را تایپ کنیم.
2- Print Titles : در این قسمت میتوانیم یک سطر یا یک ستون را به عنوان سطر یا ستونی که میخواهیم در تمامی صفحات به عنوان سطر یا ستون عنوان تکرار شود انتخاب کنیم.
3- Print : این قسمت شامل گزینه های زیر است :
الف- Gridline : به طور پیش فرض خطوط شطرنجی محیط Excel در نسخه چاپی ظاهر نمیشود. برای ظاهر شدن این شبکه کافی است این گزینه را تیک بزنیم.
ب- Black and White : همه چیز را با رنگ سیاه و زمینه سفید چاپ میکند. و رنگها بدون سایه خواهند بود.
ج- Draft Quality : با انتخاب این گزینه قدرت تفکیک پذیری کمتر شده و زمان چاپ کاهش می یابد.
د- Row And Column Heading : به طور پیش فرض عنوان سطر ها ( 1و2و3و... ) و عنوان ستونها ( A, B, C, …)در نسخه چاپی ظاهر نمیشود. ولی اگر این گزینه را تیک بزنیم این عناوین در نسخه چاپی , چاپ میشوند.
ه- Comments : در این فسمت میتوانیم نحوه چاپ توضیحات را تعیین کنیم :
• None : توضیحات چاپ نمیشوند.
• At End Of Sheet : در انتهای هر Sheet توضیحات چاپ میشوند.
• As Display on Sheet : در محلی که در Sheet قرار دارند چاپ میشوند.
4- Page Order : ترتیب چاپ صفحه ها را برای کاربرگهای چند صفحه ای انتخاب میکیم.
بازبینی پیش از چاپ
بهتر است صفحات خروجی را بازبینی کرده و آنها را کنترل کنیم. برای مشاهده پیش نمایش چاپ به یکی از روشهای زیر عمل میکنیم :
روش اول :
1- انتخاب منوی File
2- انتخاب Print Preview