پیشگفتار
شرکت کامکان یکی از تولیدکنندگان عمدهی پیچ و مهره در ایران است. بیشتر فعالیتهای این شرکت به صنعت خودروی کشور ربط دارد. در صنعت خودرو کیفیت بالا و قیمت پایین دو عنصر بسیار اساسی برای ادامهی فعالیت به شمار میآیند. و این شرکت نیز که تا بحال با توان ساخت بالا و کیفیت مطلوب به یک تولید کنندهی خوشنام پیچ و مهره تبدیل شدهاست. ناگزیر از بهبود این دو عنصر است تا بتواند حضور خود را در بازار ادامه دهد. در شرایطی که کشورهای شرق آسیا با قیمت بسیار پایین این محصول را تولید میکنند و کیفیت و توان تولیدشان در حال بهبود است و اقتصاد ایران ممکن است در جهت گشودن مرزها پیش رود، اهمیت این موضوع بیشتر مشخّص میشود.
شرکت کامکان در حالی به فعالیت خود ادامه میدهد که قیمت مواد اولیه (فولاد) در جهان روز به روز بیشتر میشود و توقّع مشتریان که پایین آوردن قیمت است بالا میرود؛ تنوّع محصولات شرکت با توجه به نوع کار بسیار زیاد است و کنترل آن بسیار مهم است؛ توقّع مشتریان در ارایهی مدارک کیفیتی و مهندسی بالا رفتهاست؛ شرکت خود را ملزم به رعایت استاندارد کیفیتی ISO TS/16949 میداند؛ هزینههای سربار شرکت به خاطر تنوّع محصولات و کنترل کیفیت زیاد است.
در چنین شرایطی، میبینیم که اطلاعات زیادی در این سازمان در جریان است و کنترل دادهها و جمعآوری اطلاعات چندان ساده نیست. هدف از انجام این مطالعه، ارایهی راه حلی مبتنی بر فنآوری اطلاعات[1] برای مدیریت بهتر اطلاعات، کنترل بهتر بر فرآیندهای کاری در جهت رسیدن به اهداف سازمان و رسیدن به شاخصهای مهم حضور قدرتمندانهتر در بازار است.
این مطالعه در چهار فاز انجام شدهاست:
در فاز اول، به بررسی وضعیت فنآوری اطلاعات در سازمان میپردازیم. امکانات رایانهای، امکانات ارتباطی، و موارد استفاده از آنها در فرآیندهای کاری سازمان را مشخّص میکنیم. این امکانات میتواند از این موارد باشد: نرمافزارها[2]، سختافزارها[3]، شبکهها[4]، سیستم عاملها[5]، واسطهای کاربر[6].
در فاز دوم، کاریرد فنآوری اطلاعات و انواع سیستمهای اطلاعاتی[7] در سازمان را معرفی میکنیم. در این فاز سیستمهای اطلاعاتیی که امکان بهرهگیری از آنها در هر بخش یا هر فرآیندی از سازمان وجود دارد، معرفی میشوند. انواع این سیستمها عبارتاند از: OAS[8], ES[9], DSS[10], MIS[11], TPS[12], GSS[13], EIS[14] .
در فاز سوم، سیستم اطلاعاتی سازمان را طرحریزی[15] میکنیم. به ترسیم موقعیت شرکت، اهداف[16] و راهبردهای[17] شرکت میپردازیم و بر اساس آن استراتژی سیستم اطلاعاتی و ماموریت[18] سیستم اطلاعاتی را تدوین میکنیم. برای این کار از روش SWOT نیز استفاده میکنیم. سپس جریان اطلاعاتی سازمان را با روش DFD[19] مشخّص میکنیم و با روش [20]BSP ، معماری اطلاعات سیستم اطلاعاتی را تعیین میکنیم.
در فاز چهارم، برنامهریزی پیادهسازی سیستم اطلاعاتی انجام میشود. منابع و امکانات مورد نیاز سیستم اطلاعاتی تعیین میشوند و چگونگی اجرای پروژه، زمانبندی آن و چگونگی مدیریت پروژه مشخّص میشوند. دربارهی هزینهی پیادهسازی و چگونگی مدیریت سیستم اطلاعاتی و نگهداری سیستم اطلاعاتی نیز مطالبی نوشته شدهاست.
این طرح میتواند زمینهای باشد برای طراحی دقیقتر سیستم اطلاعاتی و میتواند برای برنامهنویسی یا خرید سیستمها مورد استفاده قرار گیرد.
معرفی سازمان
سازمان مورد مطالعه، یک سازمان تولیدی است که دو پایگاه تولیدی در تهران و سیرجان دارد. پایگاه تهران تحت نام ".قالبسازی تکوین" دومین سال فعالیت خود را سپری میکند و پایگاه سیرجان نیز به نام "شرکت تعاونی پیچ و مهره سازی کامکان " از سال 1364 فعالیت میکند. محصول نهایی این سازمان پیچ، مهره و پین است. قالب پیچ و مهره نیز به عنوان یکی از لوازم تولید، در این دو شرکت ساخته میشود. هردو پایگاه تولیدی تجهیزات قالبسازی و تولید پیچ ومهره را دارند. مشتریان عمدهی سازمان به طور عمده شرکتهای خودروسازی داخلی و تامین کنندگان و قطعهسازان آنها هستند.
تنوّع محصولات این سازمان به دلیل نوع سفارشات آنها زیاد است. حدود 600 نوع قطعه سفارشات این سازمان را تشکیل میدهد.
حدود 300 نفر نیروی انسانی سازمان را تشکیل میدهد که 100 نفر از آنها در تهران و 200 نفر در سیرجان کار میکنند.
این سازمان به دلیل اینکه با صنایع خودروسازی کار میکند، موظف به رعایت استانداردهای کیفیت است و هماکنون گواهینامهی ISO TS دارد.
خلاصهای از فرآیندهای سازمان
با مراجعه و اعلام خواست مشتری، بخش بازرگانی فرم امکانسنجی یا برآورد ساخت را با مشخصاتی که مشتری اعلام کردهاست، به بخشهای درگیر سازمان مثل برنامهریزی، طراحی قالب، آزمایشگاه، کنترل کیفیت، مهندسی و تولید میدهد. در صورت مثبت بودن پاسخ واحدها، بازرگانی قیمت قطعه را مشخّص میکند و با مشتری قرارداد میبندد. بازرگانی بر اساس قرارداد و نیاز مشتری، حکم ابلاغ سفارش صادر میکند و به واحدهای درگیر ارسال میشود.
واحد برنامهریزی تولید براساس اطلاعات ابلاغ سفارش و اطلاعاتی که بخش مهندسی و طراحی قالب در مورد قطعه میدهند، درخواست خرید مواد اولیه و قالبابزار میدهد و با در نظر گرفتن ظرفیت خالی دستگاهها، راندمان واقعی، مدت لازم برای رسیدن درخواستهای خرید و پیچیدگی قطعه، زمان تولید را برای هر ابلاغ سفارش را تعیین میکند.
بخش طراحی قالب، براساس استاندارد، نقشهی قطعه و نیز نوع ماشینهای تولیدی، قالب را برای تمام مراحل تولید تهیه میکند.
بخش مهندسی، برای هر قطعهای که باید تولید شود، بر اساس اطلاعات نقشه و استانداردها، طرح کنترل صادر میکند که در واقع دستورالعمل کنترل کیفیت و مشخصکنندهی مراحل تولید است. علاوه بر آن، واحد مهندسی مسؤول ارایهی مدارک کیفیتی مثل مدارک SQA نیز هست.
بخش کنترل کیفیت در تمام مراحل ساخت موظف به ارزیابی کیفی محصولات است.
محصول تولیدشده، به انبار محصولات وارد میشود و ورود آن به اطلاع بازرگانی رسانده میشود. بازرگانی بر اساس نیاز مشتری حوالهی فروش صادر میکند و انبار بر اساس حواله مجوّز خروج کالا میدهد. وقتی کالا به دست مشتری رسید، از او رسید کالا دریافت میشود. با ارایهی حوالهی فروش، مجوّز خروج و رسید مشتری، فاکتور صادر میشود که به واحد مالی و حسابداری داده میشود.
به نظر میرسد که این سازمان با توجه به تنوّع ریاد محصولات، تنوّع قالبابزارها و مراحل تولید و حجم مدارک مهندسی، کنترل کیفیت و مالی به یک سیستم اطلاعاتی کارآمد نیاز دارد. مصرف روزانه 700 برگ کاغذ و تعداد زیاد نیروی انسانی و هزینهی زیاد مکاتبات و تماسهای تلفنی، لزوم رایانهای کردن سیستم اطلاعاتی این شرکت را بیشتر مینمایاند.
فاز یک
وضعیت موجود فنآوری اطلاعات در سازمان
بسیاری از کارهای این سازمان با استفاده از تکنولوژی اطلاعات انجام میشود، به ویژه بسیاری از کارهای تخصصی. اما سیستم اطلاعاتی که کل سازمان را پوشش دهد، وجود ندارد.
در این فاز سیستمهای اطلاعاتی موجود و نیز تمام استفادههایی که از فنآوری اطلاعات و رایانه میشود، شرح داده میشوند. فهرست امکانات سختافزاری و نرمافزاری سازمان در آخر آوردهشدهاست.
با توجه به وضعیت کلی سازمان، به نظر میرسد که فنآوری اطلاعات هنوز جای زیادی برای رشد و گسترش در این سازمان دارد که مدیریت سازمان برنامهای را جهت گسترش کل شبکه سختافزاری، ایجاد یک پایگاه داده واحد برای کل سازمان، ایجاد یک شبکه سراسری برای کل سازمان در ارتباط با اینترنت تدوین کرده است.
سیستمهای اطلاعاتی در بخشهای سازمان:
بخش انبار و بخش مالی: شاید بهترین سیستم اطلاعاتی سازمان که مبتنی بر رایانه است در این بخش از سازمان باشد. کلیهی فعالیتهای مالی سازمان از راه نرمافزار مالی و انبار رایورز ثبت میشوند و بیشتر عملیات اجرایی حسابداری و مالی را پشتیبانی میکند. تمام ورود و خروجهای انبار، رسیدها و حوالهها، گزارشات مالی، فاکتور، اسناد مالی و... توسط این سیستم انجام میشود.
نرمافزاری که در این بخش استفاده میشود، تحت شبکه و تحت سیستم عامل DOS کار میکند. پایگاه دادههای آن نیز FoxPro است.
بخش مهندسی: این بخش نیز به خوبی از رایانه و سیستمهای اطلاعاتی استفاده میکند. علاوه بر اینکه از نرمفزارهای تخصصی برای کارهایی مثل نقشهکشی، محاسبات آماری و... استفاده میشود، این واحد برای طرحریزی کیفی و تهیهی مدارک کیفی و مهندسی و نیز طرح کنترل تولید، از نرمافزار ویژهای که به طور سفارشی و با همکاری اعضای بخش نوشتهشدهاست، استفاده میکند. این نرمافزار اطلاعات فنی قطعه را به طور مرتب در پایگاه دادههای خود قرار میدهد. و آنها را در فرمتهای از پیش تعیین شده بیرون میدهد. این سیستم یکی از نقاط قوّت سازمان است.
نرمافزار این سیستم با زبان Visual Basic 6.0 نوشته شده و پایگاه دادههای آن Access میباشد.
بخش برنامهریزی: این بخش اطلاعات مربوط به برنامهریزی تولید قطعات را با استفاده از نرم افزار Excel مدیریت میکند. تعداد قطعات تولید شده، وضعیت تولید، مانده تولید و مراحل تولید هر قطعه با استفاده از رایانه و این نرمافزار مدیریت میشوند.
بخش اداری: فعالیتهای این بخش شامل حقوق و دستمزد ، امور کارکنان و نیز مکاتبات درون سازمانی میشود. حضور و غیاب کارکنان به وسیلهی دستگاه کارتخوان ثبت میشود. و محاسبهی حقوق در بخش مالی با توجه به اطلاهات این بخش محاسبه میشود.
مکاتبات درون سازمانی و برونسازمانی نیز از راه دبیرخانه کنترل میشود. و برای این کار نیز از رایانه استفاده میکنند.
بخش فروش: آن بخش از فعالیتهای فروش که مربوط به وصول مطالبات و صدور فاکتور و پیشفاکتور فروش میشود، به وسیلهی سیستم مالی رایورز پشتیبانی میشود. برای آنالیز قیمت و نگهداری اطلاعات و سوابق قطعات و مشتریها نیز از نرمافزارExcel استفاده میکنند.
بخش خرید: این بخش نیز برای نگهداری اطلاعات مواد خرید از نرمافزار Excel استفاده میکند.
امکانات رایانهای سازمان
بسیاری از بخشهای سازمان با رایانه کار میکنند. و بخشهای مالی، مهندسی، فروش، و نیز بخشی از رایانههای سیرجان، شبکهی داخلی دارند. شبکهی مالی و مهندسی به علّت مشترک بودن پایگاه اطلاعاتی و نرمافزار، انسجام و کارایی بیشتری دارند. جزییات تجهیزات رایانهای سازمان در پیوست آمدهاست.
برخی از کاربرهای سازمان برای انتقال دادهها از Disc ,CD استفاده میکنند یا دادهها را چاپ میکنند و سپس با دست دوباره وارد میکنند. این کار مثلاً بین انبار و حسابداری و بین فروش و مالی صورت میگیرد. مسلماً وود شبکهای چامعتر، انتقال دادهها را آسانتر خواهد کرد.
توپولوژی شبکهی مهندسی و شبکهی سیرجان، Star است. و سایر شبکهها به صورت خطی هستند.
یکی از مشکلات سازمان، فاصلهی طولانی بین دو پایگاه است. این دو پایگاه باید اطلاعات زیادی را مبادله کنند، و این کار هماکنون با تلفن، نمابر و Email انجام میشود، که هزینهی بالایی دارد و به راحتی صورت نمیگیرد.
ارتباطات تلفنی سازمان
یک شبکهی داخلی تلفن در پایگاه سیرجان و یکی در تهران وچود دارد. تمام بخشهای سازمان تلفن دارند و همهی آنها به شبکه متصلاند. و ارتباط این دو پایگاه با یکدیگر و با بیرون سازمان، از راه دبیرخانههای دو پایگاه برقرار میشود.
به نظر میرسد که این سازمان با توجه به تنوّع ریاد محصولات، تنوّع قالبابزارها و مراحل تولید و حجم مدارک مهندسی، کنترل کیفیت و مالی به یک سیستم اطلاعاتی کارآمد نیاز دارد.تعداد زیاد نیروی انسانی و هزینهی زیاد مکاتبات و تماسهای تلفنی، لزوم رایانهای کردن سیستم اطلاعاتی این شرکت را بیشتر مینمایاند.
فاز دو
کاربرد سیستمهای اطلاعاتی در سازمان