تحقیق مقاله تجارت الکترونیک در سیستم اطلاعاتی حسابداری

تجارت‌ الکترونیک‌ چیست؟

‌تجارت‌ الکترونیک‌ واژه‌ای‌ است‌ که‌ امروزه‌ در مقالات‌ و ادبیات‌ بازرگانی‌ و تجارت‌ و رسانه‌های‌ عمومی‌ بسیار به‌ گوش‌ می‌رسد. این‌ پدیده‌ نوین‌ هم‌ به‌ علت‌ نوپابودن‌ و هم‌ به‌ علت‌ کاربردها و زمینه‌های‌ بسیار متنوع‌ فعالیت، نزد مراجع‌ گوناگون‌ تعاریف‌ مختلفی‌ دارد. همچنین‌ تجارت‌ الکترونیک‌ پدیده‌ای‌ چندرشته‌ای‌ است‌ که‌ ازطرفی‌ با پیشرفته‌ترین‌ مفاهیم‌ فناوری‌ اطلاعات‌ و ازسوی‌ دیگر با مباحثی‌ مثل‌ بازاریابی‌ و فروش، مباحث‌ مالی‌ و اقتصادی‌ و حقوقی‌ پیوستگی‌ دارد. از این‌رو تعابیر گوناگونی‌ از آن‌ پدید آمده‌ است.

‌ ‌برخی‌ فکر می‌کنند تجارت‌ الکترونیک‌ به‌ معنی‌ انجام‌ امور تجاری‌ بدون‌ استفاده‌ از اسناد و مدارک‌ کاغذی‌ است. برخی‌ دیگر تبلیغات‌ بر روی‌ اینترنت‌ و حتی‌ خود اینترنت‌ را مترادف‌ با تجارت‌ الکترونیک‌ می‌دانند. برخی‌ دیگر تصور می‌کنند تجارت‌ الکترونیک‌ یعنی‌ سفارش‌ دادن‌ کالاها و خدمات‌ و خرید آنها به‌وسیله‌ رایانه. همه‌ دیدگاههای‌ بالا بخشی‌ از مفهوم‌ تجارت‌ الکترونیک‌ را پوشش‌ می‌دهند اما کامل‌ نیستند.

تعاریف‌ تجارت‌ الکترونیک‌

‌ ‌سازمانها و موسسات‌ علمی‌ و تحقیقاتی‌ و مراکز تجاری‌ معتبر جهانی‌ و پژوهشگران‌ فعال‌ در زمینه‌ تجارت‌ الکترونیک‌ چندین‌ تعریف‌ از تجارت‌ الکترونیک‌ ارائه‌ کرده‌اند:

تعریف‌ لینچ‌ و لیندکوئیست: <تجارت‌ الکترونیک‌="" به‌="" معنای‌="" مبادله‌="" محصولات‌="" و="" خدمات‌="" درمقابل‌="" پول‌="" با="" استفاده‌="" از="" تواناییهای‌="" اینترنت‌="" است="">.[1]

کالاکوتا و وینسون‌ دو پژوهشگر مشهور تجارت‌ الکترونیک‌ در کتاب‌ خود به‌ نام‌ <مرزهای‌ تجارت‌="" الکترونیک=""> آن‌ را این‌طور تعریف‌ می‌کنند: <تجارت‌ الکترونیک‌="" واژه‌="" معادلی‌="" است‌="" برای‌="" خریدوفروش‌="" محصولات،="" خدمات‌="" و="" اطلاعات‌="" به‌وسیله‌="" زیرساختارهای‌="" شبکه‌ای="">.[2]

تجارت الکترونیکی  در حقیقت استفاده سیستماتیک از پیشرفتهای فن آوری شبکه و ارتباطات برای بهبود روشهایی که یک شرکت برای تعامل با فروشندگان و مشتریان خود به کار می گیرد . در واقع تجارت الکترونیکی یک موضوع اختیاری نیست بلکه الزام و ضرورتی اجتناب ناپذیر برای تجارت در دنیای امروز است . هنگامی که اغلب مردم به تجارت الکترونیک می اندیشند ، رابطه بنگاه به مصرف کننده را تصور می کنند ولی تجارت الکترونیکی به معاملات بنگاه به مصرف کننده محدود نمی شود و حجم معاملات الکترونیکی بنگاه به بنگاه در بعضی مواقع بیشتر از معاملات بنگاه به مصرف کننده است .

اطمینان از تجارت الکترونیکی :

مصرف کنندگانی که علاقمند به خرید مستقیم الکترونیکی هستند ، معمولاً نگران این هستند که آیا اینکه شرکت فروشنده قانونی است ؟ و یا آیا شرکت اطلاعاتی را که مصرف کننده به او می دهد ، محرمانه تلقی می کند ؟  برای پاسخگویی به این سوالها ، انجمن حسابداران رسمی آمریکا[1] ، یک سری خدمات اطمینان دهی به نام امین وب را ارائه کرد . شرکتهایی که در آزمون امین وب موفق می شوند ، می توانند یک آرم مشخص در برگهای شبکه های الکترونیکی خود قرار دهند که نشان می دهد سایت شبکه و عملیات تجارت الکترونیکی آنها توسط یک حسابدار رسمی بازرسی و نظارت می شود . اگر چه دیگر شیوه های اطمینان دهی وجود دارد ، اما امین وب در خدمات اطمینان دهی خود از چندین جنبه با اهمیت با دیگر شیوه های اطمینان دهی تفاوت دارد .

اول ، دامنه عملیات امین وب گسترده تر است . امین وب نه تنها قانونی بودن تجارت را تأیید می کند بلکه اطمینان لازم درباره فعالیتهای تجاری آن شرکت نیز می دهد .

دوم ، آرم (نشان) امین وب تنها پس از گذراندن آزمون تجارت الکترونیکی اعطا می شود . برای گرفتن آرم امین وب فروشندگان باید کلیه اطلاعات مربوط به روشهای برگشت کالا ها و شماره های خدمات مشتریان و اطلاعات فعالیتهایی مانند زمان تحویل کالا را افشا کنند . حسابدار رسمی در آمریکا قرارداد امین وب را منعقد کرده و رعایت روش های تعیین شده را بررسی می کند . همچنین حسابدار رسمی به دقت رسیدگی می کند شرکت سفارشهای مشتریان را اجرا کرده و احتیاطهای لازم را برای حفاظت از اطلاعات شخصی مشتریان انجام می دهد .

سوم ، در امین وب لازم است مقررات اخذ گواهی نامه مجدد رعایت شود. آرم (نشان) امین وب تنها برای 90 روز اعتبار دارد . پس از آن ، شرکت باید آزمون مجددی را بگذراند تا اطمینان حاصل شود دستورالعملهای تجاری روشنی را رعایت می کند . دیگر جزییات مربوط به امین وب و شیوه های بکار رفته در رسیدگی به شکایات را می توانید از سایت اینترنتیAICPA در www.aicpa.org پیدا کنید .

مبادله الکترونیکی داده :

مبادله الکترونیکی داده عبارتست از مبادله الکترونیکی اطلاعات میان شرکتهای تجاری . مبادله الکترونیکی داده با حذف ورود دستی داده های مورد نیاز به سیستم ، دقت و صحت آنها را بهبود می بخشد . همچنین با حذف ضرورت انتقال ، پردازش و ذخیره سازی اسناد و مدارک کاغذی ، هزینه های مربوط را نیز کاهش می دهد . علاوه بر این ، بهبود سرعت مبادله اطلاعات ، شرکت ها را قادر می سازد تا موجودی کالای کمتری نگه داری کنند . زیرا نیازی به نگهداری حجم زیاد کالا در زمان مورد نیاز برای ارسال اسناد و مدارک کاغذی نیست . جمع کل هزینه های صرفه جویی شده در مبادله الکترونیکی داده می تواند قابل توجه باشد . اگرچه مبادله الکترونیکی داده بیش از 20 سال است که امکان پذیر است ولی به تازگی توسط تعداد محدودی از شرکتهای بزرگ استفاده می شود . هزینه مبادله الکترونیکی داده اولین مانع برای استفاده از آن است ، که دو پیشرفت مهم درحال از بین بردن این مانع هستند . اول ، شبکه اینترنت نیاز به استفاده از خطوط شبکه مخصوص را ازبین می برد . دوم ، زبان علامتی قابل توسعه[2] ، زبان استاندارد تعریف داده ها در صفحات وب ، نیاز به نرم افزارهای پیچیده برای ترجمه اسناد ایجاد شده توسط شرکتهای مختلف را مرتفع می سازد . بنابراین ، مبادله الکترونیکی داده اکنون می تواند بسیار آسان تر از قبل پذیرفته شود و توسط واحدهای تجاری کوچکتر مورد استفاده قرار گیرد .

به هر حال ، استفاده ی کامل از منافع حاصل از مبادله الکترونیکی داده مستلزم این است که مبادله الکترونیکی داده ها به طول کامل با سیستم اطلاعاتی حسابداری شرکتها یکپارچه شود . شکل زیر تفاوت میان سیستم های مبادله الکترونیکی داده کاملاً یکپارچه و سیستم مبادله الکترونیکی مستقل را نشان می دهد . توجه داشته باشید که سیستم مبادله الکترونیکی داده مستقل صرفاً شیوه ای دیگر برای استفاده رایگان از سیستم شماره تلفن یا سیستم فاکس است . در هر دو مورد ، سفارشهای وارده باید جداگانه وارد سیستم اطلاعاتی حسابداری شوند ، همانگونه که اسناد ستاده نیز باید وارد سیستم مبادله الکترونیکی داده شوند . نه تنها این روش ، در صرفه جویی هزینه ها و بهبود دقت موفق نیست بلکه در به حداکثر رساندن خدمات به مشتریان نیز ناموفق است . مشکل مبادله الکترونیکی داده مستقل این است که با سیستم اطلاعاتی حسابداری یکپارچه نشده است . در این سیستم مشتریان نمی دانند در زمانی که سفارش خود را ارائه کرده اند آیا اقلام درخواست شده در انبار وجود دارد یا اینکه سفارش آنها برگشت داده می شود .

سیستم مبادله الکترونیکی مستقل

 سیستم مبادله الکترونیکی یکپارچه

مبادله الکترونیکی داده های مالی :

اصطلاح انتقال الکترونیکی وجوه به انجام پرداختهای نقدی به صورت الکترونیکی به جای پرداخت توسط چک اشاره دارد . انتقال الکترونیکی وجوه معمولاً از طریق اتاق پایاپای خودکار[3] ، سیستم بانکی انجام می شود . دو نوع پرداخت از طریق شبکه اتاق پایاپای خودکار انجام می شود . [4]بستانکار اتاق پایاپای خودکار [5] بدهکار اتاق پایاپای خودکار .

اگرچه تقریباً کلیه بانکها می توانند وجوه نقد را از طریق شبکه اتاق پایاپای خودکار دریافت و ارسال کنند ولی هر بانکی قابلیت پذیرش مبادله الکترونیکی داده ها و پردازش فعالیت ها و ارسال الکترونیکی داده ها را ندارد . در نتیجه بسیاری از شرکتها مجبور می شوند از یک شبکه برای انتقال الکترونیکی وجوه و از یک شبکه مستقل دیگر برای انتقال الکترونیکی داده استفاده کنند .

راه حل ایده آل یکپارچه کردن سیستم انتقال الکترونیکی وجوه با مبادله الکترونیکی داده است که مبادله الکترونیکی داده های مالی نامیده می شود ؛ که با به کارگیری آن در سیستم اطلاعاتی حسابداری ، خریداران می توانند داده ها و وجوه را در یک برنامه و نرم افزار ارسال کنند .

مزایای کامل مبادله الکترونیکی داده های مالی زمانی آشکار می شود که بانکهای خریدار و فروشنده هر دو قابلیت اجرای مبادله الکترونیکی داده را داشته باشند . یعنی اگر بانک فروشنده قابلیت اجرای مبادله الکترونیکی داده را نداشته باشد ، خریدار هنوز دو راه برای مبادله الکترونیکی داده های مالی دارد . اگر بانک خریدار قابلیت اجرای مبادله الکترونیکی داده را داشته باشد ، خریدار می تواند ارسال داده ها و دستور انتقال وجه را با هم در یک پیام برای بانک خود ارسال کند . به طور متناوب ، خریدار می تواند به وسیله شبکه با سرویس اضافی مالی [6] ، مبادله الکترونیکی داده را اجرا کند . این شبکه سازمان مستقلی است و سخت افزار و نرم افزارهای تخصصی را برای پیوستن شبکه های مختلف مبادله الکترونیکی داده با شبکه اتاق پایاپای خودکار مورد استفاده توسط سیستم بانکی برای انتقال وجه و دستور انتقال وجوه را باهم برای شبکه با سرویس اضافی مالی ارسال می کند . شبکه مذبور دستور پرداخت را از فرمت مبادله الکترونیکی داده به فرمت سیستم اتاق پایاپای خودکار تبدیل کرده و این اطلاعات را برای بانک خریدار ارسال می کند . سپس بانک خریدار یک انتقال الکترونیکی سنتی وجوه (بستانکار اتاق پایاپای خودکار) برای بانک فروشنده ارسال می کند . در همین زمان شبکه با سرویس اضافی مالی داده های وجوه حواله شده برای فروشنده اطلاعات مبادله الکترونیکی داده و انتقال الکترونیکی وجوه را به طور جداگانه دریافت می کند . بنابراین ، هر دو باید یک شماره عطف مشتری مناسب برای سهولت مطابقت داشته باشند . در نتیجه ، در این شرایط اگر چه خریدار از مزایای مبادله الکترونیکی داده های مالی به طور کامل بهره مند می شود ولی فروشنده نمی تواند چنین عملی را انجام دهد .

تأثیر تجارت الکترونیکی :

تجارت الکترونیکی می تواند به طور مستقیم یا غیرمستقیم بر هر مرحله از زنجیره ارزش واحد تجاری تأثیر بگذارد . بیشترین اثر بارز آن بر فعالیتهای فروش و بازاریابی است . شرکتها می توانند دفتر راهنمای الکترونیکی [7] در ایستگاههای وب خود ایجاد کرده و سفارش فروشهای خود را خودکار [8] کنند. برای مثال ، سیستم ایستگاه وب شرکت سیسکو به مشتریان کمک می کند تا بخشهای مناسب و صحیح را برای نیازهای شبکه خود انتخاب کنند . این ایستگاه (سایت) در سال 1988 مبلغ 4 میلیارد دلار فروش داشت که تنها توسط ده نفر فروشنده انجام گرفت .

همچنین ایستگاههای وب که برای فروشها و بازاریابی خودکار طراحی شده اند ، می توانند کارایی مرحله عملیات چرخه ارزش را بهبود بخشند . برای مثال ، شرکت فورد از اطلاعات صوتی –تصویری شبکه ارتباطی خود برای سهولت ارتباط میان 120 طراح در جهان استفاده می کند . همچنین شرکت رایانه ایی دل (Dell) به کمک ایستگاه وب ثبت سفارش فروش خود ، مقدار کالای مورد نیاز برای معاملات فروش را به حداقل ممکن کاهش داد .

نتیجه آنکه چنین روشهایی هزینه فعالیتهای پشتیبانی مشتری را به شدت کاهش می دهد .